قبل از اینکه به تعریف و مفهوم هوش تجاری بپردازیم، میخواهیم برخی مسائلی که بیشتر سازمانها با آن روبرو هستند را مطرح کنیم؛
در بسیاری از شرایط، داده‌ها در منابع مختلفی قرار دارند و یکپارچه نمودن آنها برای بدست آوردن گزارشات تحلیلی، عملیاتی هزینه‌بر و زمانگیر برای سازمانها می‌باشد.
نرم افزارهای عملیاتی در سازمان مثل نرم‌افزارهای فروش، مالی، منابع انسانی، انبار، حقوق دستمزد و … میتواند گزارشاتی را تا سطح مدیران میانی فراهم آورد.
کمتر دیده شده که مدیران ارشد از ابزارهای ذکر شده بعنوان منبع تصمیم‌سازی استفاده نمایند و بیشتر گزارشات موردنظر آنها توسط مدیران میانی و با صرف زمان زیاد تهیه می شود و گاه این عملیات بصورت روزانه باید تکرار شود.
بدلیل نوع طراحی نرم‌افزارهای عملیاتی، ساختن گزارشات حجیم از اطلاعات موجود بسیار کند خواهد بود.
بیشتر گزارشات تولید شده توسط نرم‌افزارهای عملیاتی، گزارشاتی ساده و نمایانگر عملیات انجام شده در سیستم می‌باشد و نمی‌توان بوسیله آنها گزارشات تحلیلی و چند بعدی در زمان کوتاه ساخت.
در بسیاری از مواقع، گزارشات ساخته شده دیدگاهی عمیق به مدیران ارشد برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک مناسب ارائه نمی‌دهد.
پرسنل یک مجموعه برای درک بهتر از شرایط کار نیاز به گزارشات تحلیلی دارند. عدم سهولت در ایجاد چنین گزارشاتی باعث می‌شود تا افراد بدنه سازمان، از مسیر اصلی کار خارج گردند و یا زمان زیادی صرف تحلیل شرایط مختلف نمایند.
هوش تجاری یا Business Intelligence راهکاری است که برای مسائل مطرح شده، پاسخ مناسب ارائه می دهد.
و اما هوش تجاری چیست؟
هوش تجاری (BI) یعنی داشتن دانشی فراگیر از همه عواملی که برسازمان مؤثر است.
هوش تجاری مجموعه تواناییها، تکنولوژی‌ها، ابزارها و راهکارهایی است که به درک بهتر مدیران از شرایط کسب و کار کمک می‌نماید.
ابزارهای هوش تجاری، دیدگاه‌هایی از شرایط گذشته، حال و آینده را در اختیار افراد قرار می‌دهند.
با پیاده‌سازی راهکارهای هوش تجاری فاصله موجود بین مدیران میانی و مدیران ارشد از دیدگاه ارتباط اطلاعاتی از میان خواهد رفت و اطلاعات مورد نیاز مدیران در هرسطح، در لحظه و با کیفیت بالا در اختیار آنها قرار خواهد گرفت. همچنین کارشناسان و تحلیلگران می‌توانند با استفاده از امکانات ساده، فعالیتهای خود را بهبود بخشند و به نتایج بهتری دست پیدا نمایند.
ضرورت استفاده از هوش تجاری
همانطور که از تعاریف متعدد استنباط می‌شود، هوش تجاری در قالب هر تعریفی بدنبال افزایش سودآوری سازمان با استفاده از اتخاذ تصمیمات هوشمند و دقیق است و بطور اعم می‌توان اهداف زیر را برای این رویکرد نوین عنوان کرد:
تعیین گرایشهای تجاری سازمان که موجب می‌شود تا سازمان بدون اتلاف وقت و هزینه و انرژی در سایر مسیرها بدنبال اهداف کلان و اساسی خود متمرکز شود.
تحلیل عمیق بازار
پیش بینی بازار که میتواند قبل از اینکه رقبا سهم بازار خود را توسعه دهند، منافع جدید بوجود آمده در بازار را عاید سازمان کند
بالابردن سطح رضایتمندی مشتریان که میتواند موجبات استمرار کسب و کار باشد و از دست دادن این اعتماد و رضایتمندی مراتبی را برای بنگاه به همراه دارد
شناسایی مشتریان دائمی که وفادارند به اینصورت که می‌توان با پیگیری رفتار آنان، جهت‌گیریهای کلان و استراتژیک را انجام داد
تقسیم‌بندی مشتریان و متعاقباً ایجاد تنوع در روش برخورد با هرگروه از مشتریان
افزایش کارایی سازمان در امور داخلی و شفاف‌سازی رویه فرایندهای کلیدی استانداردسازی و ایجاد سازگاری بین ساختارهای سازمان
تسهیل در تصمیم‌گیری که جزء اهداف اساسی هوش تجاری محسوب می‌شود
تشخیص زودهنگام خطرات قبل از اینکه سازمان را به مخاطرات جدی بکشاند و شناسایی فرصتهای کسب و کار قبل از اینکه رقبا آن را تصاحب کنند
مراحل انجام پروژه‌های هوش تجاری
۱. Project scope & initial analysis
جمع آوری نیازمندی ها ی سازمان
شناخت منابع
برنامه‌ریزی پروژه
تعریف شاخص‌ها
و …
۲.Detailed design
طراحی منطقی دیتابیس تحلیلی
طراحی Extract Transform and Load (ETL)
طراحی انبار داده
۳.Development
تولید دیتابیس تحلیلی
تولید Extract Transform and Load (ETL)
تولید انبار داده
تولید گزارشات
۴.Testing
تست داده ها و برطرف کردن مغایرت ها
۵. Implementation
نصب و گسترش آن در سازمان
اجزای معماری هوش تجاری
۱- فرایند Extract Transform and Load
فرآیندی که به موجب آن داده‌ها از یک یا چند منبع مختلف جمع آوری، پالایش و در نهایت در انبار داده بارگذاری می‌شود.
۲- انباره داده یا Data Warehouse
بانک اطلاعاتی تجمیعی، انباره داده و یا Data warehouse که آن را به اختصار DW می‌نامیم، به بانک اطلاعاتی رابطه‌ای گفته می‌شود که به منظور ایجاد گزارشات و تحلیل سیستم ایجاد گردیده است. انباره داده شامل اطلاعات گذشته و حال سیستم‌ها می‌باشد که توسط فرایند ETL در آن بارگذاری می‌شود.
۳- Cube
مکعب یا (Cube)، به شیوه‌ای از ذخیره‌سازی اطلاعات اطلاق می‌گردد که به وسیله DW به جای استفاده از جداول (اغلب نرمال سازی شده) استفاده می‌شود. همانطوری که جداول برای دسترسی به اطلاعات از سطرها و ستونها استفاده می‌کند، مکعب‌ها از ابعاد (dimensions) و مقیاس (measures) استفاده می‌نماید. مکعب‌ها شامل یک سری از اطلاعات خلاصه شده (summarized) و جمع‌بندی شده (aggregated) از روی جداول سیستم مبدا می‌باشند.
۴- Dashboard
داشبورد یک ابزار مدیریتی برای نمایش اطلاعات قابل تعقیب، برنامه ریزی، هدف گذاری و مدیریت، در سازمان می‌باشد. به عبارتی ابزاری برای نمایش گزارشات تحلیلی جهت بررسی وضعیت سازمان و تصمیم‌گیری‌های کلان توسط مدیران می‌باشد.
